Erfahrungsgemäß legen Betriebsprüfer seit dem Erlass der GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zunehmend einen immer größeren Wert darauf, dass Unternehmen die individuelle Organisation der Betriebsabläufe und des EDV-Einsatzes durch eine Verfahrensdokumentation transparent machen und nachweisen.

Stellen Sie sich die Verfahrensdokumentation wie ein Handbuch vor, das der Betriebsprüfer mit hoher Sicherheit im Zuge der zunehmenden Digitalisierung anfordern wird, damit er sich besser zurechtfindet und die einzelnen Unternehmensprozesse besser nachprüfen und nachvollziehen kann.

Sofern aufgrund des Fehlens einer Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Finanzbuchhaltung und anderer steuerrelevanter Aufzeichnungen von einem Betriebsprüfer moniert werden, kann dies zu einem formellen Mangel der Buchführung führen.

Sofern keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist und materielle Fehler der Buchhaltung vorliegen, droht im schlimmsten Fall die Verwerfung der Buchführung mit erheblichen Steuerzuschätzungen.

Eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation hat den organisatorischen und technischen Prozess zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Aufzeichnung und Aufbewahrung der steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle und ergänzender Informationen zu dokumentieren.

In der Regel ist in einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation eine allgemeine Beschreibung, eine Anwenderdokumentation, eine technische Systemdokumentation und eine Betriebsdokumentation zu erfassen. Parallel ist ein internes Kontrollsystem zu installieren.

Gerne stehen wir Ihnen im Rahmen einer diesbezüglichen Beauftragung tatkräftig bei der Erstellung und Umsetzung einer ordnungsgemäßen Verfahrensdokumentation zur Seite.

Zu Ihrer Sicherheit können wir unter Einsatz moderner Software und auf der Grundlage Ihrer Sachangaben für Sie zielführend eine Verfahrensdokumentation bzgl. der steuerrelevanten Unternehmensprozesse erstellen.

Hat eine Verfahrensdokumentation noch weiteren Nutzen?
Betrachten Sie die Verfahrensdokumentation auch als (weitere) Grundlage, auf der die Optimierung der analysierten und erfassten Verfahrensabläufe vorangetrieben werden kann.

Man kann die Verfahrensdokumentation nicht nur „in der „Schublade“ aufbewahren, sondern auch gewinnbringend als Analyse-Instrument bei der Verbesserung der Unternehmensprozesse nutzen.